Preguntas y respuestas frecuentes
Le sugerimos que antes de matricular su sociedad en el Registro Mercantil, consulte en la página web www.rues.org.co, en el vínculo homonimia, el nombre o razón social que ha escogido, para verificar que el mismo no se encuentra registrado.
Recuerde realizar la consulta sin las siguientes abreviaturas, ya que éstas no hacen parte del nombre:
Sociedad de responsabilidad limitada: Limitada o Ltda.
(Artículo 357 C de comercio)
- Sociedades Anónimas: S:A: (Artículo 373 C. Cio)
- Sociedad en comandita: & CIAS en C (Artículo 324 C cio)
- Sociedad en comandita por acciones: & CIA SCA (Artículo 343 C Cio)
- Sociedad en comandita simple : (Artículo 337 C Cio)
- Sociedad colectiva: CIA (Artículo 303 C Cio)
Cumplido lo anterior, acérquese a la Cámara de Comercio con los siguientes documentos:
- Copia de la escritura de constitución de la sociedad.
De las personas nombradas en cargos como: Gerentes, Subgerentes, Revisores Fiscales y miembros de la Junta Directiva, que no hayan firmado la escritura de consolidación, deben traerse las aceptaciones de los cargos por escrito, de todas y cada una de ellas, con indicación del número de identificación (Res. 1072/96 Superintendencia de Industria y Comercio).
- Anexe el trámite de inscripción de la sociedad en el registro único tributario ,RUT, realizado en la página web www.dian.gov.co
- Anexe los formularios de Matrícula Mercantil que para tal finalidad dispone la Cámara de Comercio debidamente diligenciados.
RECOMENDACIONES
Compruebe que los estatutos contemplen por lo menos los elementos enumerados en el Artículo 110 del CCcio.
Sociedades por acciones
En este tipo de sociedades deberá expresarse, además, el capital suscrito y el pagado, la clase y el valor nominal de las acciones representativas del capital, la forma y términos en que deberán cancelarse las cuotas, cuyo plazo no podrá exceder de un año.
Una vez registrada la sociedad, debe solicitarse:
El registro de libros de la misma, tales como los de contabilidad, de actas y de socios, petición que debe suscribir el Representante Legal (Artículo 48 C. Cio).
FUNDAMENTO JURÍDICO
Art. 110, 48, 357, 35, 373, 324, 343, 303, 337 C. Cio.
Resolución 1072/96
Decreto Nacional 2042 de 2014.
Ley 223/95.
Términos de ley para resolver este trámite: 10 días hábiles.
Responsable:
Directora Jurídica y de Registros Públicos
El artículo 263 del C de Cio define las sucursales así:
“Son sucursales los establecimientos de comercio abiertos por una sociedad, dentro o fuera de su domicilio, para el desarrollo de los negocios sociales o parte de ellos, administrados por mandatarios con facultades para representar la sociedad”
Cuando en los estatutos no se determinen las facultades de quien administra una sucursal, deberá otorgársele un poder por escritura pública o documento legalmente reconocido que se inscribirá en el Registro Mercantil. A falta de dicho poder, se presumirá que el administrador de la sucursal tiene las mismas atribuciones de los administradores de la principal.
Requisitos para su inscripción:
- Copia de la escritura de constitución y de reformas, si las hubiere. (Código de Comercio. Art. 111).
- Copia del acta correspondiente a los nombramientos vigentes de Gerente, miembros de Junta Directiva y Revisor.
- Fiscal, debidamente registradas en la Cámara de Comercio correspondiente al domicilio principal de la sociedad.
- Certificado de Existencia y Representación Legal de la sociedad.
- Copia, del documento en que se decrete la apertura de la sucursal en la jurisdicción de la Cámara de comercio del Amazonas y se nombre el representante legal de la misma, la cual deberá estar autorizada por el secretario de la compañía.
- Constancia de aceptación del cargo por parte del representante legal de la sucursal, con indicación del número de identificación. (Res. 1076 de 1996, Superintendencia de Industria y Comercio).
- Formulación de matrícula mercantil debidamente diligenciado y firmado por su representante legal o el representante de la sociedad.
Requisitos para su cancelación:
Copia autorizada por el secretario de la compañía, del acta en que se determine el cierre de la sucursal.
FUNDAMENTO JURÍDICO
Resolución 1076/96 Superintendencia de industria y Comercio.
Decreto Nacional 2042 de 2014.
Ley 223/95
Art. 35, 111 y 263 C Cio.
TÉRMINOS DE LEY PARA RESOLVER ESTE TRAMITE: 15 días hábiles
Responsable:
Directora Jurídica y de Registros Públicos
La Empresa Unipersonal se crea mediante Escritura Pública, o mediante documento privado presentado personalmente por el empresario constituyente ante la Cámara de Comercio correspondiente al domicilio de la empresa. (Art. 71 Ley 222/95).
IMPORTANTE: La Empresa Unipersonal NO es una sociedad, por lo tanto tenga cuidado en el uso de los términos al redactar el documento constitutivo o cualquier otro documento posterior.
El documento debe contener:
- Nombre, documento de identidad, domicilio y dirección del empresario, que es la persona que constituye la Empresa Unipersonal.
- Denominación o razón social de la empresa, seguida de la expresión “Empresa Unipersonal” o de la sigla E.U.
- El domicilio
- El término de duración o indefinido así lo fuere.
- Una enunciación clara y completa de las actividades principales, a menos que se exprese que la empresa podrá realizar cualquier acto lícito de comercio.
- El monto del capital haciendo una descripción pormenorizada de los bienes aportados con estimación de su valor.
- El número de cuotas de igual valor nominal en que se dividirá el capital de la empresa.
- La forma de administración, el nombre, documento de identidad y las facultades de sus administradores.
- Formulario de Matrícula Mercantil y anexo para fines tributarios debidamente diligenciado.
A la diligencia de registro deberá concurrir personalmente ante la Cámara de Comercio el constituyente, su representante o apoderado.
Cesión de cuotas:
Tanto el cedente como el cesionario deberán concurrir en forma personal ante la Cámara de Comercio.
Renovación
La Matrícula Mercantil de su sociedad debe renovarse dentro de los tres primeros meses de cada año (Art 33 C Cio).
FUNDAMENTO JURÍDICO
Art 71,72 Ley 222/95
Art 33 C Cio.
Ley 223/95
TÉRMINOS DE LEY PARA RESOLVER ESTE TRAMITE: 10 días hábiles
Responsable:
Directora Jurídica y de Registros Públicos
Para inscribir libros por parte de comerciantes (personas naturales y jurídicas), sociedades civiles, entidades sin ánimo de lucro, empresas unipersonales, sociedades de hecho, etc se debe:
Diligenciar el formato de solicitud de inscripción de libros, el cual podrá obtener en información o en las ventanillas de la Cámara de Comercio, el cual debe ser suscrito por el representante legal, revisor fiscal o comerciante interesado; si los solicitantes se encuentran en sociedad de hecho, deberán firmar conjuntamente la solicitud. En ella deberá indicarse:
- Nombre del propietario de los libros.
- Nombre de los libros.
- Número de hojas útiles de que está compuesto cada libro, debidamente numeradas en forma consecutiva. Cuando se trate del registro de hojas desprendibles de un libro determinado, igualmente debe numerarse, indicando la cantidad total de éstas.
- Para el registro de libros nuevos se coloca una nota en la carta advirtiendo que los registra por primera vez.
- Los libros deben presentarse completamente en blanco.
Si se trata de libros llevados en la modalidad de FORMAS CONTINUAS, hojas removibles o serie continuas de tarjetas, debe indicarse en forma expresa un código acogido por el comerciante para determinar los mismos, y anotarlos en la parte superior de cada una de las hojas a registrar (Decreto 2649 de 1993, art 125) diferente código para cada uno.
Si se trata de libros empastados, basta con numerarlos, sin necesidad de indicar código alguno.
Observar lo anteriormente mencionado y, además, afirmar por escrito la pérdida de los Libros.
Esta afirmación se entenderá hecha bajo la gravedad de juramento.
Deberá acreditarse, además, la finalización de los anteriores, mediante uno de los siguientes mecanismos:
1. Presentar el anterior libro.
2. Certificación de contador público titulado o revisor fiscal, si existe este cargo (Decreto 2649 de 1.993).
Si el libro se refiere a contabilidad de un establecimiento de comercio, la inscripción debe solicitarse indicando primero el nombre del establecimiento (Decreto 2649 de 1.993).
Transcurridos 4 meses, contados a partir de la fecha de la solicitud sin que haya reclamado los libros, la Cámara de Comercio los destruirá.
¿Qué sucede cuando se presentan hechos irregulares en la contabilidad?
Estatuto Tributario, Art 654.
Habrá lugar a aplicar sanción por libros de contabilidad en los siguientes casos:
1. No llevar libros de contabilidad, si hubiere obligación de llevarlos.
2. No tener registrados los libros principales de contabilidad, si hubiere obligación de registrarlos.
3. No exhibir los libros de contabilidad cuando las autoridades tributarias lo exigieren.
4. Llevar doble contabilidad.
5. No llevar los de contabilidad en forma que permitan verificar o determinar los factores necesarios para establecer las bases de liquidación de los impuestos y retenciones.
6. Cuando entre las fechas de las últimas operaciones registradas en los libros y el último día del mes anterior a aquel en el cual se solicite su exhibición, existan más de cuatro meses de atraso.
Decreto 2649 de 1993, Art 132.
“Los simples errores de transcripción se deben salvar mediante una anotación al pie de página respectiva o por cualquier otro mecanismo de reconocido valor técnico que permita evidenciar su corrección”.
La anulación de folios se debe efectuar señalando sobre los mismos la fecha y la causa de la anulación suscrita por el responsable de la anotación, con indicación de su nombre completo.
FUNDAMENTO JURIDICO
Decreto 2649/93 Art 125 y 132
Estatuto Tributario, Art 654
Términos de ley para resolver este trámite: 10 días hábiles
Antes de hacer cualquier diligencia sobre Registro o cambio de nombre, tenga en cuenta lo siguiente:
1. La selección de un nombre comercial es compleja y delicada, puede ser fuente de conflictos y por ello debe procederse con cuidado.
2. El nombre de un establecimiento de comercio o de una sociedad no sólo busca identificarlos, sino orientar a los clientes y evitarles confusiones. El nombre comercial transmite imagen, la seriedad de una empresa y su trayectoria.
3. La selección del nombre es cada vez más difícil porque las posibilidades se van agotando; por ello, hay que hacerlo con cuidado y consultando previamente lo existente.
4. La cámara de Comercio quiere ayudarle en el proceso de selección de del nombre y evitar así el registro de un mismo nombre ya registrado que puede ocasionarle problemas en el futuro. Por ejemplo:
- Hay nombres llamados genéricos sobre los cuales no se tiene propiedad porque sólo indican la actividad del comerciante, ejemplo: carnicería, granero, almacén, etc. Supóngase una cuadra en la que hay diez carnicerías, si no tuviera distintos adicionales, cómo las distinguiría un cliente, un proveedor o un cobrador.
- Por lo tanto al genérico hay que agregarle un distintivo, ejemplo: Carnicería El Oasis, Carnicería El Refugio.
- En caso de que haya nombres muy parecidos y que puedan dar lugar a confusión, es necesario colocarles un distintivo muy propio para diferenciarlos.
Instrucciones:
– Ingrese en la página Web www.rue.com.co
– Haga click en el vínculo HOMONIMIA, que encontrará al lado izquierdo de la página web.
– Lea las instrucciones que se indican en la página web.
– Digite el nombre que desea colocar a su establecimiento de comercio, sociedad, empresa asociativa de trabajo o empresa unipersonal.
– El nombre debe ir digitado sin usar expresiones tales como LTDA, S.A., S en C, E.U. u otras asimiladas.
– Haga click en el vínculo consultar.
La página arrojará los siguientes resultados:
a. ”No se encontraron coincidencias”, significa que el nombre no se encuentra registrado.
b. Si la página arroja un listado con resultados, significa que el nombre ha sido registrado, caso en el cual deberá intentar la consulta con otras opciones.
RECUERDE:
Por su propio bien “Las cámaras de Comercio se abstendrán de matricular a un comerciante o establecimiento de comercio con el nombre idéntico al de otro ya inscrito” (Art 35 C. Cio). Aún cuando obtenga su matrícula en la Cámara de Comercio, tenga en cuenta que “El derecho sobre el nombre comercial se adquiere por el primer uso, sin necesidad de registro” (Art 603 del código de Comercio).
- No puede utilizar como nombre comercial una denominación contraria a las buenas costumbres o al orden público, o que pueda engañar a los terceros sobre la naturaleza de la actividad que se desarrolla con ese nombre. (Art 606 C. Cio.)
- La ley 14 de 1979, en su artículo 2º.- A partir de la vigencia de la presente Ley y sin perjuicio de los tratados y convenios sobre la materia que obliguen a Colombia, no podrán emplearse como marcas palabras que pertenezcan a idiomas extranjeros. prohíbe usar nombres en idiomas diferentes al español.
- Las denominaciones genéricas aluden solo a la actividad del comerciante y por ello no forman parte del nombre comercial como propiedad.
- El nombre comercial solo puede transferirse con el establecimiento la parte del mismo designada con ese nombre, pero el cedente puede reservarlo para sí, al ceder el establecimiento. La cesión debe hacerse por escrito (Art 608 C. Cio)
- El derecho sobre el nombre comercial se extingue con el retiro del comercio del titular o la terminación de la explotación del ramo de negocios al cual se dedicaba.
FUNDAMENTO JURÍDICO
Decreto Nacional 2042 de 2014.
Art 35, 603, 605, 608, 609 C. Cio.
Ley 14/79.
