Funciones:
- Planear, organizar, dirigir y controlar el manejo administrativo de la entidad.
- Reemplazar al Presidente Ejecutivo en sus ausencias temporales.
- Coordinar el mantenimiento de muebles, equipos e infraestructura de la entidad.
- Planear y coordinar la adquisición, almacenamiento y entrega de suministros, útiles, papelería y equipos.
- Dirigir, revisar y controlar las órdenes de compra y servicio y demás contratos que se requieran para el adecuado funcionamiento de la entidad.
- Velar por el cuidado, seguridad, aseo y mantenimiento preventivo y correctivo de todos los recursos físicos de la Cámara.
- Recibir diariamente a los cajeros los dineros recaudados, elaborar las consignaciones y enviar a consignar a las entidades bancarias, llevar la caja general de la entidad.
- Gestionar, revisar y controlar los giros y pagos (cheques y/o transferencias) de la entidad de conformidad con las normas establecidas para el efecto.
- Custodiar y responder por el efectivo, chequeras, caja fuerte y títulos valores de la Cámara de Comercio.
- Revisar y controlar la legalización de las incapacidades, planillas de novedades, contratos y demás relacionadas con el personal de la Cámara.
- Coordinar y dirigir las políticas del proceso de Gestión de Talento Humano y hacer seguimiento a la ejecución del mismo por cada miembro de la Cámara de Comercio.
- Llevar los informes de traslados, avances, comisiones, visitas de recaudo, entre otros que realice los funcionarios, contratistas y miembros de junta directiva.
- Coordinar y organizar el programa de capacitaciones, inducción y reinducción de los funcionarios.
- Coordinar y verificar la documentación legal de funcionarios, (contratos, afiliaciones EPS, afiliaciones Caja de Compensación y otros) y en caso de desvinculación efectuar los trámites legales respectivos.
- Velar por la apertura, adición, actualización, modificación y archivo de las hojas de vida de los empleados.
- Coordinar labores de personal, como control de compensatorios y vacaciones.
- Realizar la gestión del cobro de incapacidades ante las Entidades Promotoras de Salud y Administradora de Riesgos Laborales.
- Informar a la Presidencia Ejecutiva las novedades observadas en el funcionamiento de las áreas, el mantenimiento de las instalaciones, en las relaciones interpersonales o cualquier otra que incida en el normal desempeño de la institución.
- Elaborar, controlar y verificar el vencimiento de contratos, convenios y seguros, notificar oportunamente a fin de efectuar renovaciones de contratos con terceros o funcionarios temporales de Cámara de Comercio.
- Velar por la conservación de la documentación administrativa en forma ordenada y segura.
- Llevar el inventario general de la entidad y los inventarios individuales por dependencia y funcionario, de todos los recursos físicos de consumo y activos fijos, llevando el respectivo control de activos trimestralmente.
- Velar por el cumplimiento de las metas, indicadores, planes y programas de la respectiva área.
- Elaborar todos los contratos que la Cámara de Comercio requiera para su funcionamiento y enviarlos a la Dirección Jurídica y de Registros Públicos para su revisión.
- Asegurar la total aplicación del procedimiento de gestión contractual, durante la ejecución de las funciones propias de su cargo, incluyendo los soportes de rigor.
- Elaborar el plan operativo anual del área y presentarlo a Presidencia Ejecutiva para su aprobación.
- Desarrollar las actividades planeadas en el plan operativo cumpliendo con los indicadores establecidos en cada actividad.
- Apoyar a la Presidencia Ejecutiva en la elaboración del plan de acción y el plan estratégico.
- Presentar informes ejecutivos periódicos.
- Las demás tareas que le sean asignadas por el superior inmediato en ejercicio de sus funciones y de otras de interés general para la Cámara de Comercio.
Sistemas:
- Administrar los programas de cómputo y actualizaciones suministradas y responder por la buena marcha de los mismos.
- Manejar y atender el equipo de cómputo y sus periféricos en general; supervisar y controlar el traslado de equipos, sus conexiones e instalación, cuando éstos sean requeridos por los usuarios del sistema.
- Velar por la adquisición adecuada de equipos e implementos adicionales de acuerdo con las necesidades de la empresa.
- Proporcionar capacitación técnica en sistemas (hojas electrónicas, procesador de textos, programas propios de la institución, etc.) al personal de la Cámara, cuando se requiera.
- Responsable de la gestión de los trámites RUES.
- Realizar semanalmente las copias de seguridad del Work Manager (Software gestión documental) y responder su custodia, proponiendo y estableciendo las medidas que sean necesarias para garantizar la seguridad de la información.
- Preparar el plan de insumos y mantenimiento de equipos de cómputo, accesorios y periféricos
